Pacotes de sessões na fisioterapia: como controlar saldo e faltas
Pacotes de sessões na fisioterapia: como controlar o saldo, o vencimento e as faltas de cada paciente sem planilha paralela e sem briga na recepção.
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Vender pacotes de sessões na fisioterapia é comum, porque o tratamento acontece em série. O difícil vem depois: saber quantas sessões cada paciente ainda tem, quando o pacote vence e o que fazer quando ele falta. Aqui você organiza esse controle de pacotes de sessões sem planilha paralela.
O que é um pacote de sessões na fisioterapia?
Um pacote de sessões é a venda de um número fechado de atendimentos, como 10 ou 20 sessões, para o mesmo paciente. O valor é combinado antes. O paciente paga à vista, parcelado ou conforme usa. A clínica precisa controlar sessões feitas, sessões restantes, faltas e a data de validade.
Como controlar pacotes de sessões na fisioterapia sem erro?
Ligue o pacote ao paciente e dê baixa no saldo de sessões no mesmo momento em que marca a presença na agenda. Registre cada falta com o motivo. Mostre o saldo para a recepção e para o fisioterapeuta. Revise toda semana os pacotes perto do fim ou do vencimento para agir antes de o paciente sumir.
As cinco informações de cada pacote
- Total de sessões contratadas.
- Sessões realizadas e sessões restantes.
- Faltas, separando avisadas e não avisadas.
- Vencimento, se a clínica usa prazo.
- Pagamento: quanto já entrou e quanto falta.
Baixa junto com a presença
O erro mais comum é dar baixa em outro lugar: a recepção confirma a presença na agenda e alguém ainda precisa lembrar de atualizar a ficha depois. Faça as duas coisas no mesmo passo. Use os status dos agendamentos para separar presença, falta e remarcação.
Como tratar a falta em pacote de fisioterapia?
Defina a regra antes de vender o pacote. Diga quando a falta avisada é remarcada sem perda e quando a falta sem aviso desconta uma sessão. Coloque isso por escrito, explique na primeira sessão e aplique igual para todos. Regra clara evita discussão na recepção e protege o plano terapêutico.
Modelo de regra (adapte com seu advogado)
Faltas avisadas com pelo menos [X] horas de antecedência podem ser remarcadas sem desconto. Faltas sem aviso descontam uma sessão do pacote.
O prazo [X] é escolha da clínica, porque não há número oficial. O Código de Defesa do Consumidor proíbe cláusulas abusivas, então peça para um advogado revisar o texto.
Reduza a falta antes que ela aconteça
A falta que mais custa é a que poderia ter sido remarcada. Um lembrete antes de cada sessão, com resposta em um toque, ajuda o paciente a avisar a tempo. Veja como funciona a confirmação automática.
Como lidar com vencimento de pacote?
Se a clínica usa prazo de validade, avise o paciente com antecedência quando o vencimento se aproximar e ainda houver saldo. Combine no contrato o que acontece com as sessões que sobrarem. Revise a lista de pacotes perto de vencer toda semana. Assim você evita cobrança de surpresa e reclamação no fim do prazo.
Renovação de pacote: quando e como oferecer
A renovação de pacote começa antes da última sessão. Quando restarem duas ou três sessões, faça a reavaliação e mostre ao paciente o que mudou desde o início. Se o tratamento precisa continuar, ofereça o novo pacote ali, com os horários já reservados.
Exemplo hipotético de controle
Os números abaixo são hipotéticos, só para mostrar a conta.
| Item | Valor |
|---|---|
| Sessões contratadas | 10 |
| Sessões realizadas | 6 |
| Faltas sem aviso (descontadas) | 1 |
| Faltas avisadas (remarcadas) | 1 |
| Saldo de sessões | 3 |
Saldo = contratadas menos realizadas menos faltas descontadas. Aqui: 10 menos 6 menos 1 dá 3.
Checklist semanal da recepção
- Conferir se toda presença teve baixa no pacote.
- Listar pacientes com duas faltas seguidas e ligar para eles.
- Ver pacotes com até três sessões restantes.
- Ver pacotes perto do vencimento.
- Acompanhar nos relatórios a taxa de faltas por fisioterapeuta.
Como fazer isso no Cliniy
No Cliniy, esse controle se chama Tratamento de convênio. Ele precisa de um convênio vinculado ao paciente.
- Cadastre quantas sessões o convênio autorizou.
- A cada atendimento concluído, o sistema desconta uma sessão do saldo sozinho.
- Sem saldo, o atendimento não pode ser concluído.
- Quando o saldo chegar a um limite que você define, o Cliniy pode enviar um lembrete por WhatsApp.
Para pacotes particulares sem convênio, use as regras e o checklist deste guia.
Perguntas frequentes
A falta sai do saldo? Só se a regra escrita do pacote disser isso.
Pacote precisa de validade? Não há prazo único obrigatório. Se usar, escreva e avise.
Quando renovar? Antes da última sessão, na reavaliação.
Planilha resolve? No começo. Depois, a baixa precisa estar junto da agenda.
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